6

6.10.6.Eszközök legördülő menü

6.10.6.1. Helyesírás parancs.

Helyesírás-ellenőrzést végez az aktív dokumentumban, fájlban, munkafüzetben vagy elemen.

Megjeleníti a hibásnak talált szót, például elírás, szókettőzés vagy a kis- és nagybetűk helytelen használata esetén.

Írjuk be a helyes szót a Mire cseréli mezőbe, vagy az Ajánlások mezőből válasszunk ki egy szót. A program a fő szótárban nem talált szót az új szóval helyettesíti, vagy megnyitja a kiegészítő szótárt.

Ha a kijelölt szót törölni szeretnénk, akkor azt a Mire cseréli mezőből töröljük; ekkor a Cseréli gomb Törlés gombra változik. A Törlés gombra kattintva törölhetjük a munkalapon lévő szót.

6.10.6.2. Automatikus javításparancs.

Megadja a beírás közbeni automatikus javítási beállításokat vagy tárolja és felhasználja a gyakran ismétlődő szöveget és más elemeket.

Beírási hibák automatikus javítása

A gépelési és a helyesírási hibákat automatikusan kijavíthatjuk, ha előre megadjuk azt a szót, amelyet gyakran írunk rosszul vagy elgépelünk.

Válasszuk az Eszközök menü Automatikus javítás parancsát.

Jelöljük be a Beírt szöveg változtatása négyzetet.

Írjuk be a Hibás szöveg mezőbe azt a szót, amelyet gyakran írunk hibásan, például: megfeleő.

A Jó mezőbe írjuk be a szó pontos írásmódját, például: megfelelő.

Kattintsunk a Felvesz gombra.

Tipp: Ha gyakran használunk hosszú szavakat vagy kifejezéseket, ezeket felvehetjük mint automatikus javítási bejegyzéseket, és hozzájuk rendelhetünk egy rövidebb karaktersorozatot. Jelöljük ki azt a szöveget, amelyet majd ismételten fel szeretnénk használni, hajtsunk végre egy másolási műveletet, majd válasszuk az Eszközök menü Automatikus javítás parancsát. A Hibás mezőbe írjuk be a bejegyzést azonosító egyedi karaktersorozatot. Lehetőleg olyan karaktersorozatot válasszunk, amelyet egyébként nem használunk a munkafüzetben. Kattintsunk a Jó mezőbe, és a CTRL+V kombináció alkalmazásával illesszük be az előzőekben a vágólapra másolt szöveget, végül kattintsunk a Felvesz gombra. Például az ms rövidítést használhatjuk, ha sokszor kell leírnunk a "Microsoft" nevet.

6.10.6.3. Közös használat parancs.

Közös munkafüzethasználat módba kapcsol át, amely lehetővé teszi, hogy a hálózaton velünk együtt több felhasználó ugyanabban a munkafüzetben szerkesztési műveleteket végezzen, és mentse a változtatásokat.

Munkafüzet megosztása A munkafüzet megosztásával legfeljebb 256 személy számára tehetjük lehetővé az egyidejű használatot.

Munkafüzet közös használatának beállítása

Válasszuk az Eszközök menü Közös használat parancsát, majd a Szerkesztés panellapot.

Jelöljük be a Közös használat engedélyezése négyzetet, majd kattintsunk az OK gombra.

Kérésre mentsük a munkafüzetet.

Válasszuk a Fájl menü Mentés másként parancsát, majd mentsük a közös munkafüzetet olyan hálózati helyre, ahol a többi felhasználó is hozzáférhet.

Megjegyzés

Ha az osztott munkafüzetet egy hálózati helyre másoljuk, akkor győződjünk meg arról, hogy a többi munkafüzet vagy dokumentum csatolása ép-e. A csatolás megadásának javításához válasszuk a Szerkesztés menü Csatolások parancsát.

Ez az eljárás bekapcsolja a változtatási eseményeket is, ami lehetővé teszi, hogy megtekintsük az osztott munkafüzet módosításaival, valamint a megtartott vagy elvetett ütköző módosításokkal kapcsolatos információkat. A változtatási események megtartásakor az osztott munkafüzetről másolatokat is készíthetünk, amelyeket a módosítás után egyesíthetünk.

Ha Microsoft Excel 2000-es létrehozott közös munkafüzetet szeretnénk módosítani, akkor az Excel 2000-es verzióját kell használnunk.

Az összes olyan felhasználó, akinek hozzáférése van ahhoz a hálózati helyhez, ahol az osztott munkafüzetet tároljuk, ugyanolyan hozzáféréssel rendelkezik. Ha egy osztott munkafüzet bizonyos típusú hozzáférését meg szeretnénk akadályozni, védjük az osztott munkafüzetet és a változtatási eseményeket.

A változtatások nyomon követésének bekapcsolása és a lejárati idő beállítása A változtatások nyomon követésével rögzíthetjük, ki milyen változtatást végzett a munkafüzeten, és mikor. A fájl méretének megtartása érdekében azonban az Excel csak a meghatározott napig őrzi meg a változtatási eseményeket. Az alapértelmezés 30 nap, tehát ha ennél tovább kívánjuk megtartani a változtatási eseményeket, növelnünk kell a lejárati időt. Ez azért fontos, mert a lejárt adatok rekordjait az Excel törli.

6.10.6.4. Változtatások követése utasítás.

Módosítások kiemelése… parancs.

Közösen használt munkafüzetben kiemeléssel jelzi a cellatartalmak változtatásait, beleértve az áthelyezett és beillesztett cellatartalmat és a beszúrt vagy törölt sorokat és oszlopokat.

Módosítások elfogadása vagy elvetése… parancs.

Megkeresi és kiválasztja a dokumentum minden nyilvántartott változtatását, így a változtatásokat átnézhetjük, elfogadhatjuk vagy elvethetjük.

6.10.6.5. Munkafüzetek egyesítése… parancs.

Közösen használt munkafüzet másolataiban végrehajtott módosításokat egyetlen munkafüzetté vonja össze.

Módosítások egyesítése egyazon munkafüzet több példányából

Ha egy osztott munkafüzet példányainak egyesítését tervezzük, akkor az osztott munkafüzet változási előzményeit be kell kapcsolni, még mielőtt szétosztáshoz a példányokat a felülvizsgálóknak elkészítenénk és bárki is módosítaná azokat. Az egyesítést a változási előzmények karbantartásához a megadott időszakon belül végre kell hajtani. Ha ismertetésre van szükségünk az osztott munkafüzet példányainak felülvizsgálat és egyesítés céljából való előkészítéséről, beleértve a változási előzmények időtartamának beállítását.

Nyissuk meg az osztott munkafüzet azon példányát, amelybe a lemezen lévő másik munkafüzetfájl módosításait egyesíteni szeretnénk.

Válasszuk az Eszközök menü Munkafüzetek egyesítése parancsát.

Kéréskor mentsük az osztott munkafüzetet.

Kattintsunk az Egyesítendő fájlok kijelölése párbeszédpanelen az osztott munkafüzetnek arra a példányára, amely egyesítendő módosításokat tartalmaz, majd kattintsunk az OK gombra.

Ismételjük meg az előző lépéseket addig, amíg az osztott munkafüzet összes példányának az egyesítése meg nem történik.

Megjegyzés: A cellához tartozó megjegyzésben szerepel a megjegyzést beszúró felhasználó neve is. Amikor osztott munkafüzeteket egyesítünk, és egy cella több személy megjegyzését tartalmazza, akkor a megjegyzések egymás után megjelennek a cella megjegyzésmezőjében.

Tipp: Ha egy munkafüzet különböző példányait egyetlen lépésben szeretnénk egyesíteni, akkor az Egyesítendő fájlok kijelölése párbeszédpanelen a CTRL vagy a SHIFT billentyűt lenyomva tartva a fájlnevekre való kattintással több munkafüzetet is kijelölhetünk.

6.10.6.6. Védelem utasítás.

Lapvédelem… parancs.

Megakadályozza egy munkalap celláinak, diagramelemeinek, munkalapon vagy diagramlapon lévő rajzobjektumoknak vagy egy kód megváltoztatását a Visual Basic szerkesztőben.

Meghatározza azokat az elemeket, amelyeket a munkalapon vagy a munkafüzetben le szeretnénk védeni. Jelszó megadásával megakadályozhatjuk, hogy illetéktelen felhasználók a munkafüzet védelmét megszüntessék. A jelszó használata nem kötelező.

Jelszó megadásával megakadályozhatjuk, hogy illetéktelen felhasználók a lap védelmét megszüntessék. A jelszóban a kisbetűk és a nagybetűk nem egyenértékűek. A jelszó tetszőleges betűkből, számokból és szimbólumokból állhat, hossza legfeljebb 255 karakter lehet.

Füzetvédelem… parancs

Megvédi egy munkafüzet szerkezetét és ablakait. Megakadályozhatjuk egy munkafüzet szerkezetének megváltoztatását, így nem lehet a lapokat törölni, elmozgatni, elrejteni, felfedni vagy átnevezni és új lapokat beszúrni. Az ablakok is védhetők elmozgatásuk és méretük megváltoztatása ellen.

Az aktív dokumentum védelmének bekapcsolásakor a parancs neve a Füzetvéd. feloldása parancsra változik.

Jelszó megadásával megakadályozhatjuk, hogy illetéktelen felhasználók a munkafüzet védelmét megszüntessék. A jelszóban a kisbetűk és a nagybetűk nem egyenértékűek. A jelszó bármilyen betűkből, számokból és szimbólumokból álló kombinációt tartalmazhat, hossza legfeljebb 255 karakter lehet.

Munkafüzet közössé tétele és védelme… parancs

Közös munkafüzet védelme

Megosztott munkafüzetben a közös használat és a változások nyomon követésének védelme, így ezek a szolgáltatások nem kapcsolhatók ki. Ha a munkafüzet nincs közössé téve, mikor a Közös használat a változások nyomonkövetésével négyzetet bejelöljük és az OK gombra kattintunk, a program felajánlja a munkafüzet mentését megosztott munkafüzetként. Megosztott munkafüzetben bekapcsolhatjuk a közös használat és a változások követésének védelmét, de nem rendelhetünk jelszót a védelemhez. Jelszó hozzárendeléséhez először meg kell szüntetnünk a munkafüzet közös használatát.

Ha az aktív megosztott munkafüzet védett, a parancs neve Közös munkafüzet védelmének feloldása lesz.

Megakadályozza a közös használat megszüntetését és a változtatások követésének kikapcsolását. Ha a négyzet bejelölését követően az OK gombra kattintunk és a munkafüzet nem közös használatú, akkor a program megkérdezi, hogy kívánjuk-e közös használatú munkafüzetként menteni. Ha a munkafüzet már közös használatú, bekapcsolhatjuk a védelmet, de ehhez a védelemhez ekkor nem rendelhetünk jelszót. Jelszó hozzárendeléséhez először meg kell szüntetnünk a munkafüzet közös használatát.

6.10.6.7. On line közös munka utasítás.

Értekezés most parancs.

Rögtönzött online értekezlet kezdése, meghívó küldésével a résztvevők számára. A meghívott résztvevők számítógépén a Microsoft NetMeetingnek kell futnia.

Webes vitafórum parancs.

Megjeleníti a Vitafórum eszköztárat, melynek segítségével új vitafórumot szúrhatunk be a fájlról, vagy egyéb vitafórummal kapcsolatos műveletet végezhetünk.

6.10.6.8. Célérték-keresés parancs.

Célértékkereséssel határozhatjuk meg azt a bemeneti értéket, amely egy képletben a kívánt eredményt

hozza. A célérték keresése során a Microsoft Excel egy adott cella értékét addig módosítja, amíg az azon alapuló képlet eredménye el nem éri a kívánt értéket.

A Célértékkeresés segítségével például a B3 cellában fokozatosan addig növelhetjük a kamatlábat, amíg a B4 cellában a fizetendő összeg el nem éri a 900,00 dollárt.

6.10.6.9. Esetvizsgáló parancs.

Olyan eseteket állít össze és ment, amelyek a "mi lenne, ha" típusú analízisek eredményének megtekintésére használható adatösszeállítások.

Eset készítése

1. Válasszuk az Eszközök menü Esetvizsgáló parancsát.

2. Kattintsunk a Felvesz gombra.

3. Az Eset neve mezőbe írjuk be az eset nevét.

4. A Változó cellák mezőben adjuk meg a módosítandó cellák hivatkozását.

5. A Védelem csoportban válasszuk ki a kívánt beállítást.

6. Kattintsunk az OK gombra.

7. A Bemeneti értékhalmaz párbeszédpanelen írjuk be a változó cellák kívánt értékét.

8. Eset készítéséhez kattintsunk az OK gombra.

Újabb eset készítéséhez kattintsunk a Felvesz gombra, és ismételjük meg a 3-7. lépéseket. Miután befejeztük az esetek készítését az Esetvizsgáló párbeszédpanelen, kattintsunk az OK, majd a Bezárás gombra.

Tipp: A módosuló cellák eredeti értékét úgy őrizhetjük meg, hogy külön esetet készítünk belőlük, mielőtt még olyan esetek készítésébe fognánk, amelyek az értékek módosításával járnak.

6.10.6.10. Munkalapvizsgálat utasítás.

Elődök mutatása parancs.

Követőnyilat rajzol azoktól a celláktól, amelyek közvetlenül szolgáltatnak értékeket az aktív cellában lévő képletnek. Azon cellák nyomon követéséhez, amelyek indirekt módon szolgáltatnak értékeket az aktív cellában lévő képletnek, kattintsunk ismét az Elődök mutatása gombra.

Az Elődök mutatása gombra kattintva kék jelölőnyilak mutatják az aktív munkalap azon celláit, melyek a képletek számára adatot szolgáltatnak. Ha ismét az Elődök mutatása gombra kattintunk, a Microsoft Excel egy szinttel mélyebbre lép és az aktív munkalapnak minden olyan cellájában keresést végez, melyre az elődcellák utaltak.

Ha a kijelölt cella más munkalapra vagy munkafüzetre vonatkozó hivatkozást tartalmaz, fekete jelölőnyíl mutat a munkalap ikontól kiválasztott cellára.

A D9:D11 tartomány körüli kék négyzet és a B5 cellára mutató kék jelölőnyíl azt mutatja, hogy a D9:D11 tartomány szolgáltatja a B5 cella képletéhez az adatokat.

Utódok mutatása parancs.

Az aktív cellára mutató utódcella-nyilakat húz azoktól a képletektől, amelyek az aktív cellában lévő értékektől függenek. Indirekt utódok további szintjeinek hozzáadásához kattintsunk ismét az Utódok mutatása gombra.

Minden olyan cellát, melynek képlete a felhasználó által kiválasztott cellára hivatkozik, függő cellának hívunk. Ha a kiválasztott cella értéke megváltozik, a függő cella értéke is módosul.

Ha egy bizonyos cella kijelölését követően rákattintunk az Utódok mutatása gombra, kék jelölőnyíl jelzi, a jelenlegi munkalap mely képletei függnek a cellától. Ha ismét az Utódok mutatása gombra kattintunk, a Microsoft Excel egy szinttel mélyebbre lép és az aktív munkalapnak a függő cellákra utaló valamennyi cellájában keresést végez.

Ha más munkalap vagy munkafüzet cellája a kijelölt cellára utal, fekete jelölőnyíl mutat a munkalap ikonjára. Ugyanakkor a másik munkalapnak is nyitva kell lennie a függőségek keresését megelőzően.

A B9 és D9 cellák közötti kék jelölőnyíl azt mutatja, hogy a Kék Ég légitársaság készletének teljes ára a beszerzési ártól függ. A D9 és B5 közötti kék jelölőnyíl arra utal, hogy a teljes készlet végösszege a Kék Ég légitársaság részvényeinek teljes összegétől függ.

Hibajelölés parancs.

Ha az aktív cella olyan hibaértékeket tartalmaz, mint #ÉRTÉK! vagy #ZÉRÓOSZTÓ!, az aktív cellára mutató nyilakat rajzol azoktól a celláktól, amelyek a hibát okozzák.

Minden nyíl eltávolítása parancs.

A munkalapról eltávolítja az összes előd- és utódcella-nyilat.

Eszköztár megjelenítése parancs.

Megjeleníti a Munkalap-vizsgálat eszköztárat. Megkeresi azokat a cellákat, amelyek kapcsolatban vannak egy képlettel, megjeleníti azokat a képleteket, amelyeket befolyásolnak egy cellában történő változások, és végigköveti a hibák forrásait.

6.10.6.11. Makró utasítás.

Makrók… parancs.

Megnyitja a Makrók párbeszédpanelt, ahol makrókat futtathatunk, szerkeszthetünk vagy törölhetünk. Egy tevékenységsorozat makróként történő rögzítésére használjuk az Új makró rögzítése parancsot. Új makró írásához válasszuk a Visual Basic parancsot.

Új makró rögzítése… parancs.

Egy tevékenységsorozatot makróként rögzít, amelyet később "visszajátszhatunk".

Biztonság… parancs.

Beállítja az esetlegesen makróvírusokat tartalmazó fájlokhoz a biztonsági szintet magasra, közepesre vagy alacsonyra, valamint lehetővé teszi a megbízható makrófejlesztők nevének meghatározását.

Visual Basic Editor parancs.

Megnyitja a Visual Basic Editor, amelyben Visual Basic programnyelven makrót készíthetünk.

Microsoft Script Editor parancs.

Megnyitja a Microsoft Script Editort, melynek segítségével szöveget illeszthetünk be, szerkeszthetjük a HTML-kódokat, és módosíthatjuk bármelyik szkriptkódot. Ezeken túl megtekinthetjük a weblapot is úgy, ahogy az a webböngészőben meg fog jelenni.

6.10.6.12. Bővítménykezelő parancs.

Meghatározza, hogy mely beépülő programok legyenek automatikusan elérhetők a Microsoft Office indításakor. Betölthetjük vagy kivehetjük a memóriából a Microsoft Office programmal szállított beépülő programokat. Ezt megtehetjük saját készítésű beépülő programjainkkal is.

6.10.6.13. Testreszabás parancs.

Eszköztárgombok, menüparancsok és billentyűparancs-hozzárendelések egyéni kialakítását végzi.

6.10.6.14. Beállítások parancs.

Módosítja a Microsoft Office beállításait, például a képernyő megjelenését, a nyomtatást, a szerkesztést, a helyesírás-ellenőrzést és más beállításokat.

6.10.7.Adatok legördülő menü.

6.10.7.1. Sorba rendezés… parancs.

A kijelölt sorokban vagy listákban az információt ábécésorrendbe, számok vagy dátum szerint rendezi.

Alapértelmezés szerinti rendezési sorrend

A Microsoft Excel meghatározott rendezési sorrendet használ, és rendezéskor az adatoknak nem a formázását, hanem az értékét veszi figyelembe.

Az Excel az alábbi szempontok szerint rendez emelkedő sorrendben (csökkenő sorrendben fordítva, de az üres cellák itt is a sor végére kerülnek):

Számok: A számok a legkisebb negatív számtól haladnak a legnagyobb pozitív szám felé.

Alfanumerikus rendezés: Alfanumerikus szöveg rendezésekor az Excel balról jobbra, karakterenként rendez. Ha például a cella az "A100" szöveget tartalmazza, sorba rendezéskor az "A1" szöveget tartalmazó cella után, de az "A11" szöveget tartalmazó cella előtt fog következni.

A számokat is tartalmazó szöveg a következő sorrendben kerül rendezésre (a magánhangzók rövid-hosszú párja a rendezésnél azonos értékű):

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (szóköz) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A Á B C CS D E É F G GY H I Í J K L LY M N NY O Ó Ö Ő P Q R S SZ T U Ú Ü Ű V W X Y Z ZS

Az aposztróf (') és a kötőjel (-) a rendezéskor figyelmen kívül marad, egy kivételtől eltekintve: amennyiben két karakterlánc csak a kötőjellel tér el egymástól, a kötőjelet tartalmazó szöveg fog később következni a sorban.

Logikai értékek: A logikai értékek közül a HAMIS értékek megelőzik az IGAZ értékeket.

Hibaértékek: A hibaértékek egyenértékűek.

Üres értékek: Az üres értékek mindig az utolsó helyre kerülnek.

Egyéni rendezési sorrend használata

1. Jelöljünk ki egy cellát vagy tartományt a rendezendő listában.

2. Válasszuk az Adatok menü Sorba rendezés parancsát.

3. Kattintsunk az Egyebek gombra.

4. Az Első kulcs szerinti rendezés mezőben válasszuk ki a használni kívánt egyéni rendezési sorrendet, majd kattintsunk az OK gombra.

5. Adjuk meg a többi rendezési szempontot.

Megjegyzés: Az egyéni rendezési sorrend csak abban az oszlopban fejti ki hatását, amelyet a Rendezze mezőben megadunk. Ha az egyéni rendezési sorrendet több oszlop rendezéséhez kívánjuk használni, akkor minden egyes oszlopban egyenként végre kell hajtani a rendezést. Ha például az A és a B oszlop alapján ebben a sorrendben szeretnénk rendezni egy listát, akkor először rendezzünk a B oszlop szerint, a Rendezés beállítása párbeszédpanelen megadva a kívánt egyéni rendezési sorrendet. Azután rendezzük a listát az A oszlop szerint is.

Ha a listát valamilyen speciális elv szerint szeretnénk rendezni, megtehetjük az egyéni listával.

Rendezés párbeszédablak felépítése.

Rendez csoport: Sorok rendezésekor válasszuk ki az elsődleges rendezési kulcsot tartalmazó oszlopot, oszlopok rendezésekor pedig az elsődleges rendezési kulcsot tartalmazó sort.

Emelkedő, Csökkenő rádiógombos kapcsoló: Jelöljük be az Emelkedő választókapcsolót, ha azt szeretnénk, hogy a rendezett listában a legkisebb szám, betűrendben az első szó vagy a legkorábbi dátum kerüljön a sorrend elejére.

Jelöljük be a Csökkenő választókapcsolót, ha azt szeretnénk, hogy a rendezett listában a legnagyobb szám, betűrendben az utolsó szó vagy a legkésőbbi dátum kerüljön a sorrend elejére. Az üres cellák mindig az utolsó helyre kerülnek.

A listában csoport: Ha a lista legfelső sorában lévő oszlopfeliratokat ki szeretnénk hagyni a rendezésből, jelöljük be a Van rovatfej választókapcsolót.

Ha a lista legfelső sorában nincsenek oszlopfeliratok, s így a legelső sort is bele szeretnénk venni a rendezésbe, akkor a Nincs rovatfej választókapcsolót jelöljük be.

Egyebek... parancsgomb: Lehetővé teszi a Rendezés mezőben kiválasztott oszlop egyéni rendezési sorrendjének (például hétfő, kedd, szerda vagy január, február, március stb.) meghatározását. A megjelenő párbeszédpanelen megadhatjuk, hogy a kis- és nagybetűk között tegyen-e különbséget a program, illetve, hogy a rendezés fentről lefelé vagy balról jobbra történjen-e.

6.10.7.2. Szűrő utasítás.

AutoSzűrő parancs.

Ez a leggyorsabb módszer csak azon elemek kijelölésére, amelyeket a listában megjeleníteni kívánunk.

Áttekintés.

Szűréssel könnyen és gyorsan kereshetünk rá listában lévő adatcsoportokra, és dolgozhatunk azokkal. A szűrt listában csak az oszlophoz megadott feltételeknek megfelelő sorok jelennek meg. A Microsoft Excel programban két paranccsal szűrhetjük a listákat:

Az AutoSzűrő parancsot egyszerű feltételekhez, kijelölés alapján történő szűrésnél használhatjuk.

Az Irányított szűrő parancsot összetettebb feltételek esetén használjuk.

A rendezéstől eltérően a szűrés nem rendezi át a listát, mindössze átmenetileg eltűnnek az éppen felesleges sorok.

Szűréskor átrendezés vagy áthelyezés nélkül szerkeszthetjük, formázhatjuk a lista alcsoportjait, az adatok alapján diagramot készíthetünk, vagy kinyomtathatjuk a listát.

Az Autószűrő parancs.

Az AutoSzűrő parancs használatakor a szűrt lista oszlopfeliratának jobb oldalán szűrőnyilak jelennek meg.

A szűrőnyilak használata A szűrőnyílra kattintva megjelenik az oszlop összes egyéni, látható tétele, beleértve az üres tételeket is. Ha a listából kiválasztjuk egy adott oszlop valamelyik tételét, automatikusan eltűnnek azok a sorok, amelyek nem tartalmazzák a kijelölt értékeket.

Az alábbi példa szűrt listájában csak a Davolio nevű üzletkötőre vonatkozó sorok jelennek meg.

Gyors szűrés: Számokból álló lista szűrésekor gyorsan megjeleníthetjük a lista legnagyobb értékeit, ha az AutoSzűrő listában a Helyezés elemre kattintunk. Az összes tétel ismételt megjelenítéséhez kattintsunk a Mind elemre.

Szűrt lista megtekintése: A Microsoft Excel könnyebben észrevehetővé teszi a szűrt tételeket. A fenti példában a kiválasztott értéket tartalmazó oszlop melletti szűrőnyíl és a szűrt sorok értéke kék.

Az egyéni AutoSzűrővel valamilyen értéket tartalmazó sorokat vagy egy oszlop egynél több feltételnek eleget tevő sorait – például egy adott tartományba eső értékeket – jeleníthetjük meg (például a 2000 és 3000 közé eső értékeket).

Az alábbi példában a szűrt lista "Üzletkötő" oszlopában a Davolio és a Suyama tételeket tartalmazó sorok jelennek meg.

Az oszlopok amelyek szerint a a lista szűrve van a jobb oldalt megjelenő nyilak más színüek.

Az AutoSzűrő beállítási lehetőségei.

Cél	Választás
Az összes sor megjelenítése	(mind)
Felső vagy alsó értéktartományba eső összes sor megjelenítése, százalékosan is (például a 10 legeredményesebb eladó)	(Helyezés)
Két feltételérték megadása az adott oszlopban vagy nem az ÉS logikai operátor használata	(Egyéni)
Csak azon sorok megjelenítése, amelyek az adott oszlopban üres cellát tartalmaznak	(Üres)
Csak azon sorok megjelenítése, amelyek az adott oszlopban nem üres cellát tartalmaznak	(NemÜres)

Helyezés… parancs.

Helyezettek kiszűrése párbeszédablak felépítése.

Megjelenítendő csoport.

Válasszuk ki a megjeleníteni kívánt tételek számát vagy a lista tételeinek számához viszonyított százalékát.

Első előugró lista: Válasszuk ki, hogy a kijelölt oszlop Első vagy Utolsó helyezetteit

kívánjuk-e megjeleníteni.

Numerikus mező: Válasszuk ki a megjeleníteni kívánt tételek számát vagy a lista tételeinek számához viszonyított százalékát.

Tétel előugró lista: A Tétel beállítással az oszlop megjelenítendő legmagasabb vagy legalacsonyabb értékeivel rendelkező sorainak a számát, a Százalék beállítással pedig az oszlop teljes listájának számához viszonyított százaléknak megfelelő legmagasabb vagy legalacsonyabb értékekkel rendelkező sorokat jeleníthetjük meg.

Egyéni… parancs.

A megjelenítés feltételei csoport: A bal oldali mezőben válasszunk szűrőoperátorokat, a jobb oldali mezőben pedig írjunk be, vagy válasszunk ki a munkalapról származó adatot. Ha a szűrőben további feltételeket is meg szeretnénk adni, jelöljük be az És vagy a Vagy választókapcsolót, majd használjuk a mezők alsó sorát.

Minden látszik parancs.

Megjeleníti a szűrt lista minden sorát.

Irányított szűrő parancs.

A listában lévő adatokat szűri, így csak azok a sorok jelennek meg, amelyek megfelelnek a feltételtartományban előírt feltételeknek.

6.10.7.3. Űrlap parancs.

Adatűrlapot jelenít meg a párbeszédpanelen. Az űrlapot használhatjuk egy listában vagy adatbázisban lévő rekordok megtekintésére, módosítására, felvételére, törlésére és keresésére.

Rekord felvétele adatűrlap segítségével

1. Jelöljük ki a cellát a bővíteni kívánt listában.

2. Válasszuk az Adatok menü Űrlap parancsát.

3. Kattintsunk az Újat gombra.

4. Töltsük ki az új rekord mezőit. A következő mezőre a TAB, az előzőre a SHIFT+TAB billentyű megnyomásával léphetünk.

5. Az adatbevitel befejezése után nyomjuk meg az ENTER billentyűt a rekord beillesztéséhez. Az összes rekord bevitele után kattintsunk a Zárás gombra.

Megjegyzés:

Képleteket tartalmazó mezők a képletek eredményét címkeként jelenítik meg. Ez a címke az adatűrlapon nem változtatható meg.

Ha képletet tartalmazó rekordot használunk, a képlet mindaddig nem értékelődik ki, amíg az ENTER billentyűt le nem nyomtuk, vagy a Zárás gomb megnyomásával a műveletet be nem fejeztük.

A rekordok felvétele közben a változtatások mindaddig visszavonhatók az Előző állapot gomb megnyomásával, amíg az ENTER billentyűt le nem nyomjuk, vagy a Zárás gomb megnyomásával a műveletet be nem fejezzük.

A Microsoft Excel akkor is felveszi a rekordot, ha egy másik rekordra lépünk, vagy bezárjuk az adatűrlapot.

Űrlap (Névsor) párbeszédablak felépítése.

Rekordok csoport: Megjeleníti a lista egyes oszlopainak feliratát. Az oszlopfeliratoktól jobbra lévő mezőben új rekordokat adhatunk meg, szerkeszthetjük a meglévőket, valamint megadott feltételek szerint rekordokat kereshetünk vissza a listában.

1/12 felírat: A megjelenített rekord sorszámát és a listában lévő összes rekord számát mutatja. A felirat Új rekord lesz, ha túlgördítünk a lista végén.

Újat parancsgomb: Új rekord beviteléhez kattintsunk az Újat gombra (ekkor a párbeszédpanel mezői üresek). A rekordot az ENTER billentyű lenyomásával kattintva fűzhetjük a lista végéhez. A művelet érvényesítéséhez és az űrlap bezárásához kattintsunk a Zárás gombra.

Törlés parancsgomb: Véglegesen törli a megjelenített rekordot az űrlapról és a listából.

Előző állapot parancsgomb: A mezőkön végrehajtott módosítások visszavonásához, még mielőtt az ENTER billentyűt megnyomnánk, illetve más rekordra lépnénk, kattintsunk az Előző állapot gombra. Ez a művelet rekord törlését nem vonja vissza.

Következőt parancsgomb: A lista következő rekordját jeleníti meg. Ha feltételt adtunk meg, akkor a feltételnek eleget tévő következő rekord jelenik meg.

Szűrő parancsgomb: Megkeresi a listában a megadott feltételeknek eleget tévő rekordokat. A gombra kattintva az űrlap jobb felső sarkában található rekordszám a Kritériumok értékre változik. Az űrlap bal oldalán lévő mezőkbe írjuk be azt az értéket, amelyekhez meg szeretnénk találni az egyező rekordokat, majd kattintsunk a Következőt vagy az Előzőt gombra.

Zárás parancsgomb: Bezárja az űrlapot. A lista módosításainak megőrzéséhez, az új rekordok felvételéhez a munkafüzet mentésére van szükség.

6.10.7.4. Részösszegek parancs.

Kiszámolja a kijelölt oszlopok rész- és teljes összegeit. A Microsoft Excel program automatikusan beszúrja és címkézi az összegsorokat, és vázlatszintekre bontja a listát.

6.10.7.5. Érvényesítés parancs.

Meghatározza az egyes cellákban vagy cellatartományokban megengedhető adatokat, az adatbevitelt egy adott típusra, például egész számokra, decimális számokra vagy szövegre korlátozza, valamint megszabja az érvényes bevitel határértékeit.

6.10.7.6. Adattábla parancs.

Egy bemenő értékeken és általunk megadott képleteken alapuló adattáblát hoz létre. Az adattáblák felhasználhatók a képleteinkben lévő változó értékek eredményeinek megjelenítésére.

6.10.7.7. Szövegből oszlopok… parancs.

A kijelölt szöveget táblázattá alakítja.

Szöveg szétosztása cellák között

1. Jelöljük ki a szöveget tartalmazó cellatartományt. A tartomány tetszőleges sornyi magasságú lehet, de csak egyoszlopnyi széles.

2. Válasszuk az Adatok menü Szövegből oszlopok parancsát.

3. Kövessük a Szövegdaraboló Varázsló utasításait, hogy megadhassuk, hogyan szeretnénk a szöveget hasábokra osztani.

Bemásolt szöveges adat oszlopokká osztása

1. Lépjünk át arra az alkalmazásra és azon belül arra a fájlra, ahonnan másolni szeretnénk.

2. Válasszuk ki a másolni kívánt adatot.

3. A program Szerkesztés menüjében válasszuk a Másolás parancsot.

4. Térjünk vissza a Microsoft Excel munkafüzetre, kattintsunk a beillesztési terület bal felső sarkára, majd kattintsunk a Beillesztés gombra.

5. Jelöljük ki a beillesztett adat számára kiszemelt területet. A terület tetszőleges számú sorból állhat, de nem lehet szélesebb egy oszlopnál.

6. Az Adatok menüben válasszuk a Szövegből oszlopok parancsot.

7. Kövessük a Szövegdaraboló Varázsló utasításait a szöveg oszlopokká tördelésének megadásához.

6.10.7.8. Összesítés parancs.

Az egy vagy több forrásterületről származó adatokat összefoglalja és táblázatban jeleníti meg.

Adatösszesítés

Az adatok összesítése négy módon történhet:

Háromdimenziós hivatkozások használatával (ajánlott módszer): Ebben az esetben nincs megkötés az adatok elrendezésére vonatkozóan a forrásterületen.

Elhelyezkedés szerint: Összesítés elhelyezkedés szerint, amikor a forrásterületek minden adata azonos sorrendben és helyen található, például ugyanazon sablon alapján létrehozott munkalapsorozatok adatainak egyesítésére.

Ha ugyanazon sablonon alapuló munkalapsorozat segítségével írunk be adatokat és a beírt adatokat egyetlen munkalapon szeretnénk felsorolni, használhatjuk az Adatkövető Sablon Varázslót.

Kategória szerint: Kategória szerinti összesítést akkor célszerű alkalmazni, ha az adatok a forrásterületeken nem azonos sorrendben helyezkednek el, de azonos kategóriafeliratokkal rendelkeznek. Ezt a módszert a különböző elrendezésű, de azonos feliratokat tartalmazó munkalapok adatainak összesítésénél használjuk.

Kimutatás készítésével: Ez a módszer az adatok kategória szerinti összesítéséhez hasonló, de a kategóriák átrendezése rugalmasabban oldható meg.

6.10.7.9. Tagolás és részletek utasítás.

Részletek elrejtése parancs.

Egy kimutatásban vagy kimutatás-diagramban elrejti a részletes adatokat.

Egy vázlat nézetű munkalapon elrejti egy kijelölt összegző sor vagy oszlop részsorait vagy oszlopait.

Részletek mutatása parancs.

Egy kimutatásban megjeleníti a kijelölt cella részletes adatait, ha azok elérhetőek.

Egy kimutatás-diagramban megjeleníti a kijelölt cella vagy tétel részletes adatait, ha azok elérhetőek

.Egy vázlat nézetű munkalapon megjeleníti egy kijelölt összegző sor vagy oszlop részsorait vagy oszlopait.

Csoportba foglalás… parancs.

A részletadatok kijelölt sorait és oszlopait határozza meg a tagolásban, így az adatokat összesíthetjük. Ha még nem készítettünk tagolást, ez a parancs megteszi ezt.

Kimutatásban vagy kimutatás-diagramban ez a parancs egy mező elemeit csoportosítja, így több elemből egyet hozhatunk létre. Csoportosíthatunk például napokat, heteket, hónapokat vagy más dátumokat negyedévekbe.

Csoportbontás… parancs.

A tagolt munkalap egy csoportjából eltávolítja a kijelölt sorokat vagy oszlopokat.

Kimutatásban vagy kimutatás-diagramban ez a parancs a csoport tagjait szétválasztja a csoportot alkotó elemekké, például a negyedévet az eredeti dátumokká alakítja vissza.

Automatikus tagolás parancs.

Képleteken és a hivatkozások irányán alapulóan automatikusan tagolást készít egy kijelölt cellatartományról vagy a teljes munkalapról.

Tagolás eltávolítása parancs.

A kijelölt adatcsoportról eltávolítja a tagolást. Ha a kijelölés a tagoláson belül nem egy meghatározott csoport, a program a tagolást a munkalapról eltávolítja.

Beállítások… parancs.

Meghatározza azokat a beállításokat, amelyeket egy munkalapon vagy kijelölt cellatartományban lévő adatok tagolására és összesítésére használunk.

6.10.7.10. Kimutatás vagy kimutatásdiagram parancs.

A Kimutatás vagy a Kimutatásdiagram Varázsló elindítása, amely segít a Kimutatás vagy kimutatásdiagram létrehozásában vagy módosításában.

A kimutatásdiagram interaktív diagram, melyet a kimutatásokhoz hasonlóan adatok grafikus megjelenítéséhez és különféle módon történő elrendezéséhez használhatunk. A munkafüzeten belül minden kimutatásdiagramhoz tartozik egy kimutatás is, melyből a diagram a forrásadatokat átveszi. A kimutatáshoz hasonlóan a kimutatásdiagramnak is vannak mezőgombjai, amelyek segítségével különböző adatokat jeleníthetünk meg, és megváltoztathatjuk az elrendezést is.

6.10.7.11. Külső adatok átvétele utasítás.

Mentett lekérdezés indítása… parancs.

Ha a külső adatot a kijelölt munkalapra szeretnénk beilleszteni, kattintsunk a Létező munkalapra választókapcsolóra. A munkalapon kattintsunk arra a cellára, ahová a külső adattartomány vagy kimutatás bal felső sarkát szeretnénk tenni, majd kattintsunk az OK vagy a Befejezés gombra.

Ha a külső adatot egy új munkalapra szeretnénk beilleszteni, kattintsunk az Új munkalapra választókapcsolóra, majd az OK vagy a Befejezés gombra. Az Excel új munkalapot fűz a munkafüzetünkbe, és a külső adattartományt vagy kimutatást automatikusan az új munkalap bal felső sarkában kezdi.

Ha külső adatot kimutatásként szeretnénk beilleszteni (adatbázis- vagy weblekérdezés esetén), kattintsunk a Kimutatás, majd az OK gombra.

A program kérheti, hogy paramétereket adjunk meg a lekérdezéshez. Ha nem ismerjük az érvényes paramétereket, előfordulhat, hogy meg kell kérdeznünk a lekérdezés készítőjét.

A Microsoft Excel futtatja a lekérdezést. Amíg a lekérdezés fut, a háttérfrissítés ikon jelzi ezt az állapotsoron.

Megjegyzés: Ha a lekérdezés a háttérben hosszú ideig fut, ellenőrizhetjük annak állapotát. Kattintsunk a Külső adatok eszköztár Frissítési állapot gombjára. A lekérdezés megállításához kattintsunk a Frissítés törlése gombra.

Lekérdezést úgy is futtathatunk, hogy megnyitunk egy létező lekérdezésfájlt. Válasszuk a Fájl menü Megnyitás parancsát, majd a Fájltípus listában válasszuk a Lekérdezési fájlok elemet, ezután keressük ki és kattintsunk duplán a megnyitandó fájlra.

Új weblekérdezés parancs.

Új weblekérdezést hoz létre, mellyel lehetővé válik egy weblap táblázataiban vagy formázott területein lévő szöveg vagy adatok kinyerése. A kinyert adatok nem tartalmaznak ábrákat (például .gif kiterjesztésű képeket), valamint a szkriptek tartalma sem szerepel bennük.

Weblekérdezés készítése

A weblapokon található táblázatok, formázott részek adatainak letöltésére weblekérdezést hozhatunk létre. (A táblázatokat a <TABLE>, a formázott részeket pedig a <PRE> HTML kód jelöli). A letöltött adatokban sem a szkriptek tartalma, sem képek (például .gif képek) nem szerepelnek. Tudnivalók: Adatletöltés weblapról:

Válasszuk az Adatok menü Külső adatok átvétele, majd Új weblekérdezés parancsát.

Kövessük az Új weblekérdezés párbeszédpanel utasításait.

Megjegyzés

Háttérben folyó és sokáig tartó lekérdezés állapotának ellenőrzéséhez kattintsunk a Frissítési állapot gombra a Külső adatok eszköztáron. A lekérdezés leállításához kattintsunk a Frissítés törlése gombra.

Ha a weblekérdezést létrehozását követően szeretnénk módosítani, kattintsunk a külső adattartomány egy cellájára, majd a Lekérdezés szerkesztése gombra a Külső adatok eszköztáron.

Új adatbázis-lekérdezés… parancs.

Ha külső adatforrásból kívánunk adatokat behozni a Microsoft Excel programba, egyszerű lekérdezéshez a Lekérdezés Varázslót, összetettebb lekérdezés összeállításához a Microsoft Query programot használhatjuk.

Szövegfájl importálása… parancs.

Megnyit egy szövegfájlt.

Lekérdezés szerkesztése… parancs.

Egy meglévő, Microsoft Query programban készített lekérdezést módosít.

Adattartomány tulajdonságai… parancs.

A lekérdezés eredményeként a munkalapnak visszaküldött adattartományra vagy eredménykészletre vonatkozó beállításokat határozza meg.

Paraméterek… parancs.

Beállításokat határoz meg bizonyos fajtájú lekérdezéshez, amely futtatásakor kéri a feltétel megadását. Paraméteres lekérdezésnél a beírt feltétel a lekérdezésben lévő táblázatok adatainak kikeresésére szolgál.

6.10.7.12. Adatfrissítés parancs.

Frissítés OLAP forrásadatokból: Az OLAP adatbázisból származó forrásadatokon alapuló kimutatást és kimutatásdiagramot a Microsoft Excel a megjelenített adatok minden egyes megváltoztatásakor automatikusan frissíti. Ha a forrásadatok kapcsolat nélküli kockafájlból származnak, az Adatfrissítés parancs az Excel programot az eredeti OLAP adatbázishoz kapcsolja, és frissíti mind a kockafájl adatait, mind pedig a kimutatásban megjelenített adatokat, majd megszünteti a kapcsolatot az OLAP adatbázissal. Tudnivalók: A kocka és a kockafájlok frissítése

Automatikus frissítés: Megadhatjuk, hogy az Excel a munkafüzet minden megnyitásakor, illetve bizonyos időközönként frissítse a kimutatást és a kimutatásdiagramot. Kattintsunk a Kimutatás eszköztáron a Kimutatás (vagy a Kimutatásdiagram) gombra, és válasszuk a Táblajellemzők (vagy Beállítások) parancsot. Az Adatok beállításai csoportban jelöljük be a Frissítés nyitáskor négyzetet, ha a munkafüzet megnyitásakor szeretnénk frissíteni. Ha adott időközönként szeretnénk frissíteni a külső forrásadatokból származó kimutatást, jelöljük be a Frissítés négyzetet, és adjuk meg a kívánt időközt a percenként mezőben. Ez a jelölőnégyzet nem használható az Excel forrásadatokon alapuló kimutatások esetén.

Új mező felvétele a frissített adatokból: Ha a kimutatás vagy a kimutatásdiagram Microsoft Excel listán alapul, és új mezőket vettünk fel a forrásadatok tartományába, az új mezők a Kimutatás eszköztár mezőlistájában megjelennek a kimutatás vagy a kimutatásdiagram frissítése után. Ez után felvehetjük az új mezőket a kimutatásba vagy a kimutatásdiagramba. Ha az eredeti forrástartomány területén kívül születnek új mezők vagy adatok, kibővíthetjük a forrástartományt.

A jelszó automatikus beírása: Ha a külső adatbázis jelszavát a lekérdezés részeként szeretnénk menteni, hogy ne legyen szükség a jelszó beírására a kimutatás vagy a kimutatásdiagram minden frissítésekor, kattintsunk a Kimutatás eszköztáron a Kimutatás (vagy a Kimutatásdiagram) gombra, és válasszuk a Táblajellemzők (vagy Beállítások) parancsot. A Külső adatok beállításai csoportban jelöljük be a Jelszó mentése négyzetet. Ha a jelölőnégyzet nem elérhető, a rendszergazda valószínűleg letiltotta.

A frissítés hatása a kimutatásdiagram formázására: A kimutatásdiagram vagy a hozzá kapcsolódó kimutatás frissítésekor néhány diagramformázás elveszhet.